Modelo Formulário de Reclamação de Clientes

16/05/2012 | Administração Geral, Gestão da Qualidade, Modelos de Documentos Em primeiro lugar, é importante que saibamos e entendamos o que é uma reclamação. Trata-se de quaisquer manifestação sobre a não aceitação da identidade, característica ou qualidade de um produto. Quando se fala quaisquer é quaisquer mesmo. Tem empresa que fala: “alguns clientes ligam, reclamam mas não mandam e-mail, por isso não registramos”… Se isso acontece em sua empresa, preocupe-se! Isso porque é necessário que todos, inclusive as pessoas que atendem ao telefone, tenham competência mínima para registrar as informações sobre uma reclamação.

Não estamos falando aqui de tratar a reclamação e sim de obter as informações mínimas para que o andamento seja dado pelo setor responsável. E quais seriam essas informações mínimas? Pelo menos o nome do cliente, motivo da reclamação e pelo um contato do cliente (e-mail, telefone ou outro).

Além desse registro inicial que nem sempre acontece, a reclamação deve ser registrada para fazer parte do sistema da qualidade da empresa. Esse formulário de registro das reclamações são básicos e existem diversos modelos na internet. Estou disponibilizando um simples, porém eficaz.

Duas observações em relação ao formulário. Primeiro: tem o campo para analisar se a reclamação procede ou não. Se procede, você pode abrir uma ação corretiva e senão procede, você contata o cliente, explica o motivo da não procedência e encerra. Além disso, tem o campo que coloca se foi enviado ou não para o cliente. O ideal é que sempre seja, mas em alguns caso se orna impossível. Por exemplo quando um cliente deixa um número de telefone de contato e nunca mais atende…

Baixe abaixo e Aprecie o modelo de formulário de reclamação de cliente

Forte abraço, fiquem com Deus e Sucesso a todos. 

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Rodrigo Sousa